Onko parempi olla hehtaarilleen oikeassa kuin pilkulleen väärässä?

Mikä on oikea tasapaino suunnittelun ja toiminnan välillä?

Kuinka paljon analyysia, suunnitelmallisuutta ja budjetointia tarvitaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä?

Nykyisessä hektisessä maailmassa toiminnan naiset ja miehet ovat sankareita, jotka improvisoimalla ja ylivertaisilla voimillaan tai taidoillaan selviävät mitä kiperimmistä tilanteista. Entäpä jos näitä yliluonnollisia kykyjä ei ole?  Toiminta ilman analyysia ja suunnitelmaa on pahimmillaan karikolta toiselle ajamista – ja rahaa palaa.

Looginen etenemismalli: analyysi, suunnitelma, toteutus ja seuranta

Analysoimalla markkinaa, kilpailutilannetta, yrityksen sisäisiä tekijöitä, jakeluteitä ja asiakkaita voidaan saada riittävä käsitys siitä, miten myyntiä ja markkinointia pitää kussakin tapauksessa kehittää. Täten niukat resurssit voidaan ohjata oikeiden asioiden tekemiseen. Analyysin ei tarvitse olla kaiken kattava; riittää, että se antaa hyvän perustan järkevän toimintasuunnitelman tekoa varten.

Suunnitelmassa kirjataan tavoitteet, aikataulut, vastuuhenkilöt, resurssointi ja tarvittavat askelmerkit, miten tavoitteet sitten saavutetaan. Suunnitelma ikään kuin antaa ajo-ohjeet, miten kannattaa edetä sen hetkisen tiedon perusteella. Samalla varmistetaan, että kaikki projektin toteuttamiseen tarvittavat asiat otetaan tarpeeksi ajoissa huomioon.

Kaikki yrityksen avainhenkilöt osallistuvat luonnollisesti suunnitelman laatimiseen. Se voi olla hauska prosessi, jossa myös he sitoutuvat projektin onnistumiseen.

Toimintasuunnitelma ei saa olla liian yksityiskohtainen ja yksiselitteinen, joka tekee siitä jäykän ja vaikeasti hahmotettavan. Se on pystyttävä kommunikoimaan ymmärrettävästi. Hyvässä suunnitelmassa pitää olla kirjattuna, mitä pitää tehdä mutta ei miten pitää tehdä. Erittäin tärkeää on myös huolehtia siitä, että kaikki toimenpiteet voidaan toteuttaa eli on tehtävä budjetti ja varmistettava sen rahoitus.

Toteutus ratkaisee 

Suunnitelman toteuttaminen on sitten raakaa järjestelmällistä työtä. Sopivin väliajoin on järjestettävä lyhyitä seurantapalavereja, joissa mielenkiinnon on kohdistuttava tavoitteisiin, tuloksiin ja tulevaisuuteen. Aikaa ja energiaa ei kannata tuhlata menneen raportointiin vaan miettiä, miten mennään eteenpäin. 20/80- sääntö pätee tässäkin.

Onnistumisia kannattaa juhlia.

Toimintasuunnitelma ei saa olla kiveen hakattu. Jos ja kun toteuttamisvaiheessa tulee yllätyksiä tai jokin asia ei menekään niin kuin oli oletettu, on toiminnan painopistettä muutettava nopeasti. Loppujen lopuksi tekemällä oppii aina parhaiten.

Hyvä suunnitelma säästää rahaa ja nopeuttaa tavoitteiden saavuttamista

Niukoilla resursseilla toimittaessa on erittäin tärkeää, että asiat tehdään kerralla oikein. Voisi puhua jopa kaksinkertaisesta vaikutuksesta yrityksen tulokseen: toiminnan ja resurssien ohjauksen ollessa tehokasta säästetään rahaa ja luodaan nopeammin kassavirtaa.